Cách Ngưng Trì Hoãn Hiệu Quả & Nâng Cao Năng Suất

Bạn có bao giờ cảm thấy mình luôn để mọi việc đến phút chót? Rõ ràng là có việc cần làm ngay, nhưng cứ hết lần này đến lần khác, bạn lại tự nhủ “để lát nữa làm”, “mai làm cũng được”, rồi cuối cùng thì thời hạn cũng đến sát nút? Nếu câu trả lời là “có”, đó chính xác là dấu hiệu của sự trì hoãn. Đừng lo lắng, hãy cùng Gen Z Sống Khỏe tìm hiểu những cách ngưng trì hoãn hiệu quả, giúp bạn có thể làm chủ thời gian và nâng cao năng suất của mình.

Nội dung chính

Trì Hoãn Là Gì?

Vậy, chính xác thì trì hoãn là gì? Hiểu một cách đơn giản, trì hoãn là hành động cố tình trì hoãn hoặc kéo dài thời gian hoàn thành một nhiệm vụ hoặc công việc, mặc dù biết rằng việc đó cần được thực hiện ngay. Nó không đơn thuần là nghỉ ngơi hay lên kế hoạch, mà là sự chần chừ, né tránh một cách không cần thiết.

Có nhiều dạng trì hoãn khác nhau, ví dụ như:

Trì hoãn quyết định: Khó khăn trong việc đưa ra quyết định, thường xuyên phân vân và chần chừ.
Trì hoãn bắt đầu: Biết rõ công việc cần làm nhưng không thể bắt đầu, luôn tìm lý do để trì hoãn việc bắt tay vào làm.
Trì hoãn hoàn thành: Bắt đầu công việc nhưng không thể hoàn thành, thường xuyên bị gián đoạn hoặc bỏ dở giữa chừng.

Việc phân biệt trì hoãn với việc nghỉ ngơi hợp lý là rất quan trọng. Nghỉ ngơi là cần thiết để tái tạo năng lượng và tăng hiệu suất làm việc, trong khi trì hoãn lại mang tính tiêu cực và gây ra nhiều hệ lụy.

Nguyên Nhân Gây Ra Sự Trì Hoãn

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao chúng ta lại trì hoãn? Hiểu được nguyên nhân là bước đầu tìm cách ngưng trì hoãn. Đằng sau hành động này thường ẩn chứa những nguyên nhân tâm lý sâu xa:

Sợ thất bại: Nỗi sợ không hoàn thành tốt công việc, sợ bị đánh giá hoặc chỉ trích.
Sợ thành công: Nghe có vẻ lạ, nhưng một số người lại sợ những thay đổi và trách nhiệm đi kèm với thành công.
Chủ nghĩa hoàn hảo: Mong muốn mọi thứ phải hoàn hảo ngay từ đầu khiến họ chần chừ bắt đầu vì sợ không đạt được sự hoàn hảo đó.
Thiếu động lực hoặc hứng thú: Cảm thấy công việc nhàm chán, không có ý nghĩa hoặc không phù hợp với bản thân.
Khó khăn trong việc quản lý thời gian: Không biết cách sắp xếp công việc hợp lý, ưu tiên công việc quan trọng.
Các vấn đề tâm lý khác: Trầm cảm, lo âu, rối loạn tăng động giảm chú ý (ADHD) cũng có thể dẫn đến trì hoãn.

minh họa nguyên nhân trì hoãn — Vì sao chúng ta lại trì hoãn? (Nguồn ảnh: Sensa Health)

Hậu Quả Của Sự Trì Hoãn

Sự trì hoãn không chỉ đơn giản là việc chậm trễ công việc. Nó còn gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến nhiều khía cạnh của cuộc sống:

Ảnh hưởng đến hiệu suất: Giảm hiệu suất làm việc và học tập, không đạt được kết quả mong muốn.
Gây căng thẳng và lo lắng: Cảm giác tội lỗi, tự trách, lo lắng về thời hạn.
Ảnh hưởng đến các mối quan hệ: Không giữ lời hứa, không hoàn thành trách nhiệm có thể ảnh hưởng đến lòng tin và mối quan hệ với người khác.
Ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần và thể chất: Gây ra stress mãn tính, lo âu, trầm cảm, thậm chí ảnh hưởng đến giấc ngủ và sức khỏe thể chất.

7 Cách Ngưng Trì Hoãn Hiệu Quả

Vậy làm thế nào để thoát khỏi vòng luẩn quẩn của sự trì hoãn? Dưới đây là những cách giúp bạn vượt qua sự trì hoãn hiệu quả:

1. Chia Nhỏ Công Việc

Khi đối diện với một nhiệm vụ lớn, chúng ta thường cảm thấy choáng ngợp và dễ bị trì hoãn. Bí quyết ở đây là “chia nhỏ để trị”. Thay vì nhìn vào toàn bộ nhiệm vụ như một tảng đá lớn, hãy chia nó thành những viên đá nhỏ, dễ dàng xử lý hơn.

Ví dụ: Thay vì nghĩ “viết báo cáo 10 trang”, hãy chia thành các bước:
- Nghiên cứu và thu thập tài liệu (1-2 tiếng)
- Lập dàn ý chi tiết (30 phút)
- Viết phần mở đầu (1 tiếng)
- Viết các phần nội dung (mỗi phần 1-2 tiếng)
- Kiểm tra và chỉnh sửa (1 tiếng)

Khi chia nhỏ như vậy, bạn sẽ thấy nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn, giảm cảm giác áp lực và dễ bắt đầu hơn.

Chia nhỏ công việc để ngưng trì hoãn.

2. Đặt Mục Tiêu SMART

Mục tiêu mơ hồ sẽ khiến bạn dễ lạc lối và trì hoãn. Để mục tiêu trở nên “thông minh” và hiệu quả, hãy áp dụng nguyên tắc SMART:

Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, không chung chung. Ví dụ: “hoàn thành chương 1 của luận văn” thay vì “viết luận văn”.
Measurable (Đo lường được): Xác định cách đo lường tiến độ. Ví dụ: “viết 500 từ mỗi ngày”.
Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu phải thực tế, phù hợp với khả năng và nguồn lực.
Relevant (Liên quan): Mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu tổng thể của bạn.
Time-bound (Có thời hạn): Đặt thời hạn cụ thể để hoàn thành mục tiêu. Ví dụ: “hoàn thành chương 1 vào cuối tuần”.

minh họa phương pháp smart để ngưng trì hoãn — Vượt qua trì hoãn thật “Smart.”

3. Sử Dụng Kỹ Thuật Quản Lý Thời Gian

Có rất nhiều kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả, dưới đây là 3 kỹ thuật phổ biến:

Pomodoro: Kỹ thuật này chia thời gian thành các khoảng 25 phút làm việc tập trung cao độ (gọi là “pomodoro”), xen kẽ với 5 phút nghỉ ngơi. Sau mỗi 4 pomodoro, bạn nghỉ dài hơn (15-20 phút). Kỹ thuật này giúp duy trì sự tập trung và tránh mệt mỏi.
Time Blocking: Lên lịch cụ thể cho từng hoạt động trong ngày, giống như việc bạn đặt lịch hẹn. Ví dụ: “9:00-10:00: trả lời email”, “10:00-12:00: làm việc dự án X”. Việc này giúp bạn biết chính xác mình cần làm gì vào thời điểm nào.
Eisenhower Matrix (Ma trận Eisenhower): Ma trận này giúp bạn phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó ưu tiên xử lý những việc quan trọng trước. Ma trận được chia thành 4 ô:
- Quan trọng/Khẩn cấp: Làm ngay lập tức.
- Quan trọng/Không khẩn cấp: Lên kế hoạch để làm.
- Khẩn cấp/Không quan trọng: Giao cho người khác hoặc ủy thác.
- Không quan trọng/Không khẩn cấp: Loại bỏ.

Hình minh họa cách quản lý thời gian hiệu quả — Quản lý thời gian hiệu quả cũng là một cách ngưng trì hoãn.

4. Loại Bỏ Yếu Tố Gây Xao Nhãng

Những yếu tố gây xao nhãng như thông báo điện thoại, mạng xã hội, tiếng ồn… là “kẻ thù” của sự tập trung. Chủ động loại bỏ chúng là một cách ngưng trì hoãn:

Tắt thông báo điện thoại, máy tính.
Tìm một không gian làm việc yên tĩnh, không bị làm phiền.
Sử dụng các ứng dụng chặn website hoặc mạng xã hội trong một khoảng thời gian nhất định.
Thông báo cho người xung quanh biết bạn cần thời gian tập trung.

Minh họa một người bị xao nhãng — Loại bỏ sự xao nhãng là cách ngưng trì hoãn và tập trung hơn cho công việc.

5. Tạo Động Lực và Phần Thưởng

Việc tự thưởng cho bản thân sau khi hoàn thành công việc là một cách tuyệt vời để tạo động lực. Phần thưởng không cần phải lớn lao, chỉ cần là một điều gì đó bạn thích, ví dụ:

Một tách cà phê ngon.
Một đoạn nhạc yêu thích.
Một cuộc trò chuyện ngắn với bạn bè.
Một chút thời gian thư giãn.

6. Áp Dụng Quy Tắc 2 Phút

Nguyên tắc 2 phút là một cách ngưng trì hoãn vô cùng hiệu quả. Nếu một việc mất ít hơn 2 phút để làm, hãy làm ngay lập tức. Đừng để những việc nhỏ tích tụ thành một đống lớn, gây cảm giác nặng nề và dễ dẫn đến trì hoãn.

7. Tìm Kiếm Sự Hỗ Trợ

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tự mình vượt qua sự trì hoãn, đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ bạn bè, người thân hoặc chuyên gia tâm lý. Đôi khi, một lời khuyên hoặc sự động viên đúng lúc có thể tạo ra sự khác biệt lớn.

Lời Khuyên

Vượt qua sự trì hoãn là một hành trình, không phải là một đích đến. Sẽ có những lúc bạn vẫn bị “cám dỗ” bởi sự trì hoãn, nhưng điều quan trọng là bạn cần nhận thức được điều đó và quay trở lại đúng hướng. Hãy nhớ rằng:

Kiên nhẫn với bản thân: Thay đổi cần thời gian, đừng quá khắt khe với bản thân nếu có lúc bị trì hoãn.
Tập trung vào tiến trình, không chỉ kết quả: Hãy ăn mừng những bước tiến nhỏ của bạn, dù là nhỏ nhất.
Tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần thiết: Đừng ngại tìm đến sự giúp đỡ từ người thân, bạn bè hoặc chuyên gia.

Trì hoãn là một vấn đề phổ biến, nhưng hoàn toàn có thể được khắc phục. Bằng cách hiểu rõ nguyên nhân, áp dụng các phương pháp ngưng hoãn hiệu quả và tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần thiết, bạn hoàn toàn có thể làm chủ thời gian, nâng cao năng suất và đạt được những mục tiêu của mình. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách ngưng trì hoãn.